Met deze vijf vragen bereik je dat afspraken wél worden nagekomen.

De situatie zal je niet onbekend voorkomen: tijdens een vorig overleg zijn er duidelijke afspraken gemaakt … en nu blijkt dat ze (weer) niet zijn nagekomen!

Als je daar niet effectief op reageert, wordt het een gewoonte die ook door anderen wordt overgenomen. In sommige organisaties is het niet nakomen van afspraken zelfs zo gewoon geworden dat het een onderdeel van de cultuur is. Dat is slecht voor resultaten, voortgang, vertrouwen en werkplezier.

Klanten, leveranciers, medewerkers en aandeelhouders lopen weg als het gewoon wordt om A te zeggen en B te doen. Het nakomen van afspraken is een absolute noodzaak…voor wie gewaardeerd en succesvol wil zijn én blijven.

Daarom is het belangrijk om direct in actie te komen als afspraken niet worden nagekomen. Door consequent de volgende vijf vragen te (laten) beantwoorden, bereik je dat afspraken wél worden nagekomen:

  1. Waarom heb je (is) het niet gedaan zoals afgesproken? Op deze vraag is ‘ja maar’ geen antwoord en krijg je een inhoudelijke verklaring voor het ongewenste gedrag. Bovendien bevat deze vraag geen enkele suggestie of verdachtmaking waardoor je geen onnodige druk uitoefent. Het antwoord leidt tot een gesprek waarin je (meer) inzicht krijgt in de achterliggende oorzaken. Dat inzicht is noodzakelijk omdat overmacht nu eenmaal om een andere aanpak vraagt dan laksheid of sabotage.
  2. Waarom heb je (is) het niet op tijd gemeld? Vooral in geval van overmacht is het belangrijk dat het normaal wordt om op tijd aan de bel te trekken. Dan kunnen er bijvoorbeeld hulptroepen gemobiliseerd worden, alternatieve plannen worden gemaakt of afspraken worden bijgesteld. Een succesvolle samenwerking vraagt om tijdige afstemming. Dat is goed voor het vertrouwen én voor het resultaat.
  3. Wat ga je doen om de schade te (laten) herstellen? Het herstellen van ontstane schade of achterstand is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de veroorzaker. Het niet nakomen van afspraken mag natuurlijk geen gemak opleveren, de veroorzaker betaalt!
  4. Wat moet er afgesproken of geregeld worden om herhaling te voorkomen? Afhankelijk van de situatie zul je een maatregel moeten nemen om herhaling te voorkomen. Soms moeten er gewoon betere afspraken worden gemaakt én ook worden vastgelegd. In veel gevallen ontbreekt het ook aan goede tussentijdse aan- en bijsturing. Dat moet dan beter (worden afgesproken). Als het een hardnekkig element van de bedrijfscultuur is, zal die cultuur op de schop moeten. Dat vereist consequente herhaling van de vijf vragen tot de boosdoeners hun leven hebben gebeterd of vervangen zijn.
  5. Wat doe ik (spreken we af voor) als het toch weer gebeurt? Zoals al eerder gezegd: het niet nakomen van afspraken mag niet lonend zijn en hardnekkige cultuurproblemen vragen om consequente herhaling van deze vijf vragen. Uiteindelijk zullen mensen zich aan afspraken moeten houden of bij gebleken onverbeterlijkheid vervangen moeten worden. In de meeste gevallen valt hier niets over af te spreken en moet je zelf beslissen en in actie komen (door bijvoorbeeld met HRM af te stemmen en samen op te trekken).

Deze aanpak is eenvoudig én effectief. De wil om succesvol te zijn én de bereidheid om de handschoen op te pakken zijn voldoende om er succes mee te boeken.

Tot slot wens ik je veel inspirerend overleg toe … dat jullie doelen haalbaar maakt en de juiste mensen uit de verf laat komen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *